Office Administrative & Shared Services Specialist

Experiență: Minim un an experiență pe un rol similar.

Rol: full-time

Ce fel de atitudine căutăm?

• Responsabilitate: Capacitatea de a răspunde proactiv, de a acționa și de a căuta soluții pentru provocările zilnice.
• Abordare inovatoare pentru rezolvarea provocărilor.
• „Curiozitate intelectuală” 😊.
• Să fii responsabil și să poți primi feedback-ul, deoarece acesta este orientat către îmbunătățirea profesională.

Ce ar trebui să aduci pentru echipa noastră?

Abilități umane (le ai deja sau ești dispus să le dezvolți la locul de muncă):

• Capacitatea de a gestiona și comunica emoțiile.
• Abilitatea de a lucra în echipă.
• Abilitatea de a gestiona răspunsul emoțional la factorii de stres.
• Abilitatea de a lua o pauză între stimul și răspuns pentru a crea spațiu pentru gândire rațională și/sau calmare emoțională.
• Abilitatea de a oferi și primi feedback.
• Abilitatea de a-ți evalua performanța.

Cerințe pentru locul de muncă:

• Experiență similară: Experiență anterioară într-un rol similar. Acest background este crucial pentru adaptarea rapidă la ritmul și cerințele acestui rol.
• Abilități de comunicare: Abilități excelente de comunicare, capabil să te angajezi în conversații constructive și persuasive cu potențialii clienți / colegi / vizitatori.
• Abilitatea organizatorică: Capacitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan, cu accent puternic pe organizare și prioritizare.
• Abilități excelente de comunicare în limba engleză.
• Cunoștințe avansate de operare PC: Experienta cu Microsoft Office.
• Abilități excelente de interacționare și comunicare cu colegii.

Ar fi un plus:

• Experiență în lucrul cu soluții de Resurse Umane, Financiare și alte tipuri de planificare a resurselor întreprinderii cum ar fi: SAGA, CHARISMA etc.
• Experiență în management de proiect și planificare de evenimente.
• Ce vei face:
  • Gestionarea Eficientă a Corespondenței: Gestionați fără probleme toate comunicările interne, inclusiv apelurile telefonice, emailurile și mesajele, asigurând răspunsuri prompte și profesionale.
  • Managementul Simplificat al Expedierilor și Documentației: Supravegheați operațiunile zilnice de expediere, pregătind și organizând meticulos documentele relevante, cum ar fi AWB-ul, pentru a facilita logistica fluidă.
  • Coordonarea Călătoriilor și a Cazării: Coordonarea aranjamentelor complete de călătorie și cazare pentru clienți interni și externi, inclusiv aranjarea serviciilor de transport, cum ar fi Uber sau Taxi, pentru o conveniență optimă.
  • Urmărirea Precisă a Documentelor: Menținerea înregistrărilor precise prin atribuirea numerelor de intrare și ieșire tuturor documentelor primite și trimise în cadrul organizației.
  • Managementul Eficient al Relațiilor cu Furnizorii: Cultivarea relațiilor solide cu furnizorii, supervizând procesul de achiziție de la solicitarea ofertelor până la achiziționarea și primirea mărfurilor, includând diverse categorii de furnizori, cum ar fi furnizorii de combustibil, asigurătorii și dealerii auto.
  • Managementul Proactiv al Biroului: Facilitarea unui mediu de lucru productiv prin gestionarea recepției și distribuției de provizii de birou, fructe și gustări.
  • Facturare Meticuloasă și Administrare Financiară: Gestionarea facturilor și a încasărilor de la clienții interni și externi în conformitate cu cerințele departamentelor financiare și contabile, asigurând acuratețe și conformitate.
  • Supravegherea Serviciilor Administrative: Supervizarea furnizorilor de servicii externe, inclusiv a personalului companiei de curățenie, pentru a menține un spațiu de birou curat și organizat.
  • Protocol Profesional pentru Evenimente: Asigurarea executării fără probleme a protocolului pentru întâlniri și evenimente interne, inclusiv asigurarea de refreshment-uri, gustări și aranjamente de catering.
  • Arhivarea Riguroasă a Contractelor: Gestionarea arhivării sistematice a contractelor cu clienții, furnizorii și partenerii, utilizând tehnici de scanare și arhivare pentru a asigura accesibilitatea și organizarea.
  • Furnizarea de Suport Specializat: Oferirea de suport specializat în diferite departamente, inclusiv:
  • Resurse Umane (HR)
  • Finanțe
  • Marketing și Comunicare (MARCOM)
  • Achiziții
  • Vânzări
  • Activități exemplificative: crearea de documente, planificarea evenimentelor, administrarea și pregătirea materialelor de vânzare.

   

   

  Ce vei primi în schimb (pe lângă $) 😊:

  Mediu de lucru și beneficii.

  • Abonament medical la rețeaua de clinici Regina Maria, gratuit. Poți alege să plătești pentru familia ta și rudele sau prietenii sub același abonament.
  • Acces gratuit la Hilio, o platformă de servicii de sănătate și bunăstare cu peste 800 de medici și specialiști licențiați și verificați în psihoterapie, telemedicină, părinting, nutriție, coaching și bunăstare financiară, disponibilă pentru tine 24/7. Poți discuta cu unul dintre specialiști, beneficiind de ședințe lunare gratuite plătite de Bento. Deoarece sănătatea psihică și emoțională înseamnă atât îngrijirea de sine, cât și asigurarea bunăstării celor dragi, am decis să extindem linia telefonică gratuită și pentru membrii familiei fiecărui angajat.
  • Vei putea lucra de oriunde și să vii la birou pentru anumite întâlniri/ceremonii ~ 1-2 zile/săptămână.
  • În fiecare săptămână avem „Bento sandwich”, care include diverse tipuri de alimente pentru a face sandwich-uri și unele gustări, fructe și cafea.
  • Teambuilding anual în afara Bucureștiului, petrecerea de Crăciun.

   

  Echipa

  • Vei avea șansa să fii înconjurat de colegi tineri și experimentați și să lucrezi într-un mediu prietenos, unde considerăm că fiecare greșeală este o lecție învățată și un pas înainte în cariera ta.
  • Suntem amuzanți – nu există glume proaste, dar valorizăm respectul. Ne place să petrecem și să petrecem timp împreună.
  • Suntem responsabili și responsabili de succesul lui Bento, de aceea ne vei vedea foarte des făcând lucruri care nu sunt în descrierea noastră de muncă.
  • Suntem ființe umane. Ne pasă mai întâi de om decât de rolul pentru care suntem responsabili. Facem eforturi să ne conectăm unii cu alții într-un mod uman.

   

  Învățare și Dezvoltare

  • La Bento îți alegi propria dezvoltare profesională și personală.
  • Îți vom oferi toate cursurile, formările și certificările necesare, împreună cu expertiza noastră potrivită pentru creșterea ta în carieră, astfel încât să poți învăța lucruri noi și să ții pasul cu tehnologia.
  • Vei avea acces la Pluralsight pentru a-ți îmbunătăți abilitățile tehnice.
  • Posibilitatea de a te înscrie într-un program de Învățare și Dezvoltare creat pe baza nevoilor individuale ale fiecărui angajat în ceea ce privește creșterea personală și profesională.

   

  Cultură și Context

  • Bento este o companie antreprenorială, listată la Bursa de Valori București.
  • Deținută și condusă de 4 băieți; Suntem aproximativ 100 de colegi care au generat 11,6 milioane de euro în venituri în timpul anului 2023;
  • Recunoaștem proiectele secundare, pasiunile și valorile colegilor noștri;
  • Oferim libertate și cerem responsabilitate.
  • Cream cât mai puține proceduri posibile pentru a oferi spațiu pentru creativitate;
  • Participi la gestionarea și crearea contextului de lucru prin feedback și comunicare.