Office Administrative & Shared Services Specialist

Office Administrative & Shared Services Specialist

Office Administrative & Shared Services Specialist

 

Nivel carieră: Entry level 1 – 2 ani

Tipul Job-ului: Full-time

Locația: București

 

CE FEL DE ATITUDINE CĂUTĂM:

  • Abilitatea de a răspunde în mod proactiv, de a lua măsuri și de a căuta soluții la provocările zilnice
  • Abordare de tip “out of the box” pentru rezolvarea provocărilor
  • Deschidere pentru a primi feedback, deoarece acesta are ca scop îmbunătățirea profesională.
  • „Intellectually Curious”

 

COMPETENȚE UMANE:

  • Abilitatea de a gestiona și comunica emoțiile.
  • Capacitatea de a gestiona răspunsul emoțional la factorii de stres.
  • Capacitatea de a face o pauză între stimul și răspuns pentru a crea spațiu pentru gândirea rațională și/sau răcire emoțională.
  • Capacitatea de a oferi și de a primi feedback.
  • Capacitatea de a autoevalua performanța.
  • Abilitatea de a lucra în echipă.

 

COMPETENȚE TEHNICE:

  • Minim 2 ani de experiență în muncă;
  • Minim 1 an de experiență pe o poziție similară;
  • Experiență cu Microsoft Office;
  • Diplomă de Licență sau de Master;
    • Abilități bune de comunicare în limba Engleză.

 

SE CONSIDERĂ UN PLUS

  • Experiență de lucru cu soluții de HR, Finance sau alte soluții de planificare a resurselor precum: SAGA, Charisma, etc.
  • Experiență în project management și planificare de evenimente.

 

CE VEI FACE:

  • Gestionezi și creezi corespondența internă (primești și trimiți apeluri/e-mail-uri/mesaje);
  • Gestionezi transporturile zilnice, pregătirea documentelor relevante (AWB etc);
  • Gestionezi planurile de călătorie și cazare pentru clienții interni/externi; (comandând Uber/Taxi etc.)
  • Aloci – numere de intrare și ieșire pentru documentele care intră și ies din companie;
  • Gestionezi si arhivezi contractele încheiate atât cu clienții cât și cu furnizorii/partenerii (scanare, clasare);
  • Gestionezi relațiile cu furnizorii, soliciți oferte, achiziționezi și recepționezi marfa (de exemplu: furnizori de combustibil, asigurări, dealeri de mașini etc.)
  • Gestionezi, recepția și distribuția fructelor, a alimentelor și a produselor de papetarie în cadrul companiei;
  • Gestionezi facturile și încasările de numerar primite de la clienți interni sau externi în funcție de nevoile departamentelor financiare și contabile;
  • Gestionezi furnizorii de servicii administrative (de exemplu: personalul companiei de curățenie etc.);
  • Asigurari protocolul necesar pentru întâlniri/evenimente interne în cadrul companiei (finger food, cafea, apă, comenzi pentru prânz);

Oferi suport specializat pentru shared services, cum ar fi activitățile de HR, FINANCIAR, MARCOM, ACHIZIȚII și VÂNZĂRI. Exemple:

  • HR – pregătești și gestionezi documentele/dosarele de personal ale Fondurilor UE;
  • FINANCIAR – introduci și validezi datele în Excell, întocmești rapoarte, completezi formulare legale;
  • MARCOM – planifici și implementezi evenimentele alături de echipa de marketing, pregătești materialele pentru evenimente, ambalezi cadouri;
  • ACHIZIȚII – gestionezi dosarele, recepționezi mărfurile;
  • VÂNZĂRI – pregătești materialele de vânzare, protocol, etc.

 

CE VEI PRMI LA SCHIMM (în afară de $) 😊 :

Mediu de lucru și beneficii:

  • Abonament medical la rețeaua de clinici Regina Maria, gratuit. Poți alege să plătești atât pentru familie cât și pentru rude sau prieteni în cadrul aceluiași abonament;
  • Acces gratuit la ATLAS, platformă de servicii de sănătate și bunăstare cu peste 800 de medici și specialiști licențiați și verificați în psihoterapie, telemedicină, parenting, nutriție, coaching și bunăstare financiară, disponibil pentru tine 24/7. Poți discuta cu unul dintre specialiști, beneficiind de ședinte lunare gratuite plătite de Bento;
  • Vei putea lucra de oriunde și vei putea veni și la birou pentru anumite întâlniri/ceremonii ~ 2-3 zile/săptămână;
  • În fiecare săptămână avem „Bento Sandwich” care include diverse tipuri de mâncare pentru a face sandvișuri și câteva gustări;
  • Oferim fructe pe tot parcursul săptămânii;
  • Teambuilding anual în afara Bucureștiului, petrecere de Crăciun;
  • Apă, cafea și vedere spectaculoasă asupra Bucureștiului.

 

Echipă

  • Vei avea șansa de a fi înconjurat de colegi tineri și experimentați și de a lucra într-un mediu prietenos în care considerăm că fiecare greșeală este o lecție învățată.
  • Apreciem respectul. Ne place să petrecem timp împreună.
  • Suntem responsabili pentru succesul Bento, de aceea ne vei vedea foarte des făcând lucruri care nu sunt în fișa postului nostru;
  • Suntem ființe umane. Ne pasă mai întâi de ființa umană, mai degrabă decât de rolul pentru care este responsabil. Facem eforturi pentru a ne conecta unii cu alții într-un mod uman.

 

Învățare și dezvoltare

  • La Bento esti responsabil de dezvoltarea ta profesionala și personală.
  • Îți vom oferi toate training-urile, cursurile și certificările necesare împreună cu expertiza noastră potrivită pentru dezvoltarea carierei tale, astfel încât să înveți lucruri noi.

 

Cultură și context

  • Bento este o companie antreprenorială, listată la Bursa de Valori București.
  • Suntem ~ 80 de colegi care au generat 5,5 milioane de euro venituri în 2021.
  • Recunoaștem colegilor noștri proiectele secundare, pasiunile și valorile.
  • Oferim libertate și cerem responsabilitate.
  • Creăm cât mai puține proceduri pentru a oferi spațiu creativității.
  • Îți oferim să participi la gestionarea și crearea contextului de lucru prin feedback și comunicare.